Responsable administratif

Orientations principales :

Ce rôle a pour mission de veiller au bon déroulement, à l'efficacité, et à la qualité des opérations et des process administratifs, y compris celle des cours en ligne et en présentiel de l'École. L'expérience de travail ou d'études dans une université/établissement d'enseignement supérieur serait bénéfique ; la faculté de travailler avec des groupes transversaux est indispensable. De même la maitrise de l’anglais est indispensable pour travailler au sein d’un groupe international. Ce rôle nécessite une attitude proactive et positive, des compétences pour hiérarchiser les tâches et les process, d'excellentes compétences écrites et verbales, ainsi qu'une attention aux détails. Il nécessite également une capacité à respecter les délais et de travailler avec précision. De plus, il requiert des compétences informatiques pour l’utilisation de plateformes et de packages pour lesquelles une formation sera offerte. Bien que la comptabilité soit gérée au niveau du groupe, ce poste est chargé du monitoring et du suivi des activités budgétaires simples (achats, fournitures de service, frais, paiement de factures), et requiert donc une familiarité avec ces activités comptables. Un soutien est prévu pour les premiers mois d’activité sur ce poste.

Responsabilités principales :

• Gestion des activités quotidiennes du Pôle Administratif.
• Liaison avec les services mutualisés pour toutes les opérations administratives qui sous-tendent le parcours des étudiants
• Liaison régulière avec les services finances et comptabilité pour les transmissions de factures et autres demandes.
• Planification annuelle et gestion courante du calendrier de l’EMA avec les acteurs concernés (semaines d’orientation, évènements marketing, commissions, JPOs, awaydays, retours aux ministères, etc...)
• Collection et gestion de tous les documents relatifs aux audits Qualiopi, et autres organismes cadres.
• Soutien administratif au Responsable Pédagogique, aux enseignants et aux cours avec le soutien du poste Assistant(e) Administratif
• Gestion administrative du suivi de la vie étudiante (assiduité, retours de partiels, corrections, collecte de documents ou justificatifs, proposition de solutions de remplacement…) avec le soutien du poste Assistant(e) Administratif
• En charge de l’organisation des examens et de leur suivi (collecte et gestion des notes dans le système, mise à jour des relevés…).
• Support à la direction pour veiller au bon déroulement des activités de l’EMA
• Edition et gestion des documents officiels (certificats, attestations, diplômes…).
• Gestion de l’équipe administrative
• Rédaction de rapports pour les diverses commissions de l’École
• Contribuer à la surveillance des examens

Profile :

• Très bonne maitrise de l’anglais (écrit et parlé) au niveau professionnel.
• 2 à 3 ans d’expérience dans un rôle de responsable administratif dans l’enseignement supérieur
• Excellentes compétences interpersonnelles et organisationnelles.
• Compétences avancées en informatique, notamment Word, Excel et Outlook
• Connaissance du fonctionnement des plateformes en ligne (e.g. CRM) et désir de se former sur des aspects spécifiques.
• Capacité à diriger une équipe et gérer un département.
• Capacité à être proactif dans la résolution de problèmes.
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.

INFORMATIONS SUPPLEMENTAIRES :

Le/La Responsable du Pôle Administratif devra également démontrer son adhésion :

• Aux valeurs de l’EMA ainsi qu’à sa règlementation et sa politique sur l’égalité des chances
• Aux responsabilités sociales, économiques et environnementales, et à la nécessité de minimiser l’impact environnemental dans le cadre de son rôle, ainsi qu’à contribuer activement à la politique environnementale de l’EMA
• Au respect des règles de santé et de sécurité de l’EMA afin de contribuer à promulguer un environnement de travail propice pour le personnel, les étudiants et les visiteurs
• Aux engagements pris auprès de commissions de certifications