Gestionnaire administratif - Direction Attractivité et Vie Citoyenne

Présentation de la Collectivité :

Collectivité éco-responsable, attractive et conviviale, reconnue pour la qualité de son cadre de vie et sa richesse faite de diversité et de mixité, Suresnes rayonne par son dynamisme et ses projets, porteurs d’innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques. Suresnes est au cœur d’un pôle économique majeur de l’Ile-de-France d’environ 600 000 habitants, le Territoire Paris Ouest La Défense, créé au 1er janvier 2016. Comptant aujourd’hui près de 50 000 habitants, près de 1000 agents s’attachent quotidiennement à offrir un service public performant et de qualité à l’ensemble des Suresnois.

Pourquoi Suresnes ?

Vous avez l’opportunité de rejoindre une collectivité éco-responsable, qui porte haut et fort la question du bien-être au travail, de l’égalité professionnelle femmes-hommes, du handicap et du dialogue social.

Vous intégrez une direction innovante avec des projets modernes et ambitieux.

Vous rejoignez une équipe dynamique et riche de profils aux compétences variées.

Votre rôle :

Vous assurez le suivi budgétaire et comptable, ainsi que le suivi des procédures administratives de la direction.

Vous participez à l’organisation d’événements et centralisez les éléments de communication au niveau de la Direction.

Missions :

Gestion budgétaire et comptable :

• Être le correspondant « Budget » et « Commande publique » de la Direction
• Participer à l’élaboration du budget et effectuer sa saisie
• Réaliser le suivi du budget (dépenses et recettes dont suivi des subventions)
• Assurer le suivi des factures et la gestion des commandes sur SEDIT
• Demander les devis et engager les dépenses

Communication / Information :

• Centraliser les informations et assurer la transmission régulière des informations au Directeur
• Communiquer en interne et en externe les informations liées aux activités de la Direction
• Alimenter le site intranet de la Direction
• Représenter la Direction aux Comités de rédaction du Suresnes Mag
• Centraliser les demandes de communication des différentes unités de la Direction

Organisation d’événements :

• Participer à l’organisation des cérémonies de remise des décrets de naturalisation [Cérémonie des Nouveaux Français (4 cérémonies par an)], en lien avec le Chef du service
• Organiser, en lien avec la responsable de l’unité Emploi, les cérémonies de remise des Médailles du Travail (2 cérémonies par an), renseigner les salariés suresnois sur l’obtention de ces médailles et recevoir les personnes ne pouvant venir à la cérémonie pour leur remettre les médailles
• Rédiger et diffuser les notes de service pour l’organisation des événements du pôle
• Tenir à jour le calendrier des événements de la Direction
• Participer à l’organisation logistique des événements de la Direction

Gestion administrative :

• Mettre en ligne les arrêtés, décisions et délibérations sur Acropolis et suivre leur validation (Référent logiciel ACROPOLIS)
• Être le référent ELISE (logiciel courrier)
• Rédiger des courriers simples et mettre en ligne des courriers
• Réceptionner, trier et suivre les tableaux de bord Elise des différents services
• Élaborer et mettre en place des tableaux de bord et des indicateurs de suivi
• Être le correspondant RH : réaliser et tenir à jour le planning des congés des agents du pôle
• Assurer le suivi des procédures RH (procédures personnel entrant et sortant / badge / PC / téléphone / saisie sur le SIRH des absences, enfants malades, récupérations)
• Être le référent Covid (commande mensuelle du matériel et distribution, élaboration des arrêtés pass sanitaire)

Polyvalence :

• Assurer l’accueil téléphonique et remplacer l’agent d’accueil du service Emploi, Développement Économique et Commerce
• Répondre à des courriers administratifs simples
• Effectuer du classement de dossiers
• Gérer les agendas, les réservations de salle et les plannings du directeur et des cadres de la direction

Profil :

Théoriques : Connaissance des techniques de secrétariat.

Techniques / Pratiques : Met en œuvre les pratiques propres au domaine. : Utilise les logiciels de bureautique (Word, Excel et Power point), Contact, Sedit.

Aptitudes / Qualités : Sens de l’écoute et des relations humaines. Capacité à hiérarchiser les tâches et à chercher l’information, sens de la confidentialité, discrétion, diplomatie, qualités relationnelles, aptitudes à la rédaction, écoute, rapidité d’exécution.