Responsable administratif F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC. Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€. Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région. Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources. Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr Présentation de la Direction : Le SELFEE-Sorbonne [Service des examens de langue française réservés aux étudiants étrangers], service d’intérêt facultaire, est placé sous l’autorité de la doyenne de la Faculté des Lettres de Sorbonne Université et du directeur du Service. Présentation du service : Centre d’examen FLE de Sorbonne Université, le SELFEE-Sorbonne, élabore des certifications de langue et de civilisation françaises depuis 1959. Il est en charge de l’organisation des examens, en France et à l’étranger, en collaboration avec ses partenaires (Universités, Instituts Français, France Education International et Campus France, centres de langue …). Avec plus 5 000 candidates et candidats par an, le Selfee-Sorbonne contribue à la valorisation et à la diffusion nationale et internationale des diplômes FLE Sorbonne Université. Localisation : Faculté des Lettres Sorbonne Université - Site Sorbonne –1 rue Victor Cousin, 75005 PARIS. Fonctions : Responsable adminstratif-ive Emploi-type : J4C42 – Technicien-ne en gestion administrative Catégorie : B Corps : Technicien de recherche et de formation BAP : BAJ – Gestion et pilotage – Administration et pilotage Mission : Réalise la gestion administrative, financière et pédagogique des examens dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la scolarité et des directives européennes (CECRL). Participe à la conduite de projets sous l’autorité du directeur du service. * Assure, met en place et coordonne l’ensemble des activités de gestion technique, logistique, administrative et financière dans le domaine d’activité du SELFEE-Sorbonne en relation avec le Directeur du service. * Gère le suivi pédagogique des examens en liaison avec les professeures et professeurs et le directeur du SELFEE-Sorbonne. * Travaille en réseau avec les différents partenaires du service (internes et externes, coopération internationale). * Sous l’autorité du directeur, encadre les deux gestionnaires du service. Activités principales : * Concevoir des outils de gestion administrative, traiter des dossiers d’ordre administratif, financier et pédagogique et en vérifier la conformité ; * Prendre en charge différents projets et dossiers spécifiques, en fonction des nécessités et opportunités du service ; * Élaborer des outils d’évaluation (taux de réussite, évolution du nombre des inscrits…) * Produire des bilans et des statistiques ; * Accueillir, conseiller et orienter les étudiantes étrangères et étudiants étrangers ; * Préparer et suivre l’exécution du budget du service et des différentes opérations financières ; * Exécuter et contrôler les opérations de dépenses et de recettes (encaissement des droits d’inscription, paye des professeures et professeurs, missions, commandes fournisseurs) ; * Préparer et assurer le suivi des conventions et des différents arrêtés et décisions juridiques ; * Travailler en partenariat avec les correspondants du service (Service de la scolarité, Agence comptable, Direction de la communication, Affaires Institutionnelles, Ressources Humaines) et coopération internationale ; * Rédiger et diffuser les documents d’informations et de promotion (planning, calendrier, programmes, brochures…); * Mettre en forme les sujets et gérer la correction des examens en relation avec les professeures et professeurs; * Assurer la diffusion des résultats aux candidates et candidats en France et à l’étranger ; Autres activités : * Encadrer et coordonner les activités des gestionnaires du service. * Participer à la conduite de projets. Conduite de projets : oui Encadrement : ou Conditions particulières d'exercice : * La mission s’exerce dans un contexte de pics d’activités (inscriptions, examens -passations des examens plusieurs samedis par an – résultats) et de permanence du service en dehors des périodes des fermetures obligatoires. Impossibilité de prendre des congés annuels durant les périodes d’examen et d’inscription. Connaissances transversales requises : * Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France * Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université * Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle * Certifications et diplômes de français langue étrangère (FLE), * Gestion comptable (régie de recettes, budget, paiement des professeurs) ; * Langue anglaise : niveau B1 (cadre européen commun de référence pour les langues). Savoir-faire : * Élaborer des documents administratifs et de communication; * Planifier l’organisation et l’activité du service, travail en équipe, encadrement ; * Préparer et participer aux réunions, * Encadrer et former le personnel du service, * Proposer des améliorations et adapter des techniques nouvelles, * Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel, Access), * Maitriser les applications telles que SIFAC Web, SIFAC Régie, Amplitudes ; Mercure ; GAEL (inscription des candidats), * Utiliser des logiciels d’outils numériques et leurs usages, Moodle, Amétys, Audacity, * Savoir planifier et respecter des délais, * Gérer les situations d'urgence, * Informer et rendre compte. Savoir-faire transversaux : * Informer et rendre compte ; * Rechercher l’information, la vérifier et la classer ; * Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes ; * Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée. Savoir-être : * Capacité d’adaptation aux nouveaux logiciels spécifiques de l’activité, * Autonomie, méthode et rigueur, * Sens de l’organisation et de la coordination, * Sens du contact et des relations humaines, * Aptitude à gérer les conflits, * Disponibilité, discrétion et respect de la confidentialité inhérente aux examens, * Réactivité

Location: Paris, FR

Posted Date: 10/22/2024