Responsable administratif F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive créée au 1ᵉʳ janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC. Labellisée Idex et Pôle Universitaire d’Innovation (PUI), Sorbonne Université s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21ᵉ siècle. Elle promeut la diversité, l’interdisciplinarité, l’innovation et l’ouverture sur le monde. Déployant ses formations auprès sa communauté étudiante de 52 000 membres dont 4 000 doctorantes et doctorants et plus de 10 000 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 400 personnels d'enseignement et de recherche dont 3 000 personnels administratifs et techniques. Son budget est de près de 900 M€. Située principalement au cœur de Paris, Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions. Sorbonne Université présente une organisation en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui mettent en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance interfacultaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources. Au service d'une vision partagée, l’Alliance Sorbonne Université (ASU) couvre tous les champs disciplinaires des lettres, de la médecine, des sciences et ingénierie, de la technologie et du management. Elle comprend sept membres associés[1] et quatre organismes de recherche[2]. Localisation (Direction/service) : Sorbonne Université - cellule de soutien aux structures de l’Alliance Sorbonne Université - 4 place Jussieu – 75005 PARIS La cellule de soutien aux structures de l’Alliance Sorbonne Université joue un rôle crucial en apportant un soutien opérationnel aux projets au sein de l’ASU. Son objectif est de coordonner les fonctions de support. En fonction de la taille et de l’activité de chaque entité, le personnel peut être affecté de manière exclusive à une structure spécifique, de manière temporaire ou permanente, ou bien partagé entre plusieurs structures. Les personnels BIATSS recrutés pour les projets de l’alliance sont rattachés à cette cellule, occupant des postes tels que chefs de projets, secrétaires généraux, gestionnaires financiers, BIATSS de BAP scientifiques. Cette cellule se compose de deux pôles. Le premier est dédié au suivi des projets France2030 de l’ASU, où sont intégrés actuellement trois chefs de projets stratégiques de l’Alliance Sorbonne Université (SFRI – REAL@SU, Excellences – SOUND, IDéES – OPEN SU). Placé sous la direction d’un chef de pôle, ce groupe apporte un soutien déterminant à la gouvernance de l’établissement (présidence et direction générale des services) dans le suivi et la mise en œuvre de ces initiatives. Le deuxième pôle regroupe les activités liées à la gestion des instituts et initiatives thématiques pluridisciplinaires et des unités de services. Ces entités visent à promouvoir la collaboration entre diverses disciplines académiques, transcendant les cloisonnements traditionnels et offrant aux chercheurs d’horizons différents l’opportunité de partager leurs connaissances et leurs expériences. Les instituts et initiatives et les unités de service sont dirigés par des chercheurs ou enseignants-chercheurs, accompagnés d’une équipe administrative et technique dédiée. [1] Sorbonne Université, Muséum national d’Histoire naturelle, Insead, Université de technologie de Compiègne (UTC), Pôle supérieur d’enseignement artistique Paris Boulogne-Billancourt (PSPBB), France Education International (anciennement Ciep) et ENSCi-Les Ateliers. [2] CNRS, Inserm, Inria, IRD Responsable administratif de la cellule de soutien aux structures de l'Alliance Sorbonne Université F/H Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 3 ans). Fonctions : Responsable administratif de la cellule de soutien aux structures de l’Alliance Sorbonne Université Emploi-type : J2C46 – Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel ou J1C45 - Responsable de l’administration et du pilotage Catégorie : A Corps : Ingénieur d’étude ou Ingénieur de recherche en fonction du profil et de l’expérience BAP : J Mission : Sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services, le/la Responsable administratif/administrative est chargé(e) d’assurer le pilotage administratif et financier de la cellule de soutien aux structures de l’Alliance Sorbonne Université. Il/elle assure l’encadrement hiérarchique de la cheffe du pôle suivi de projet. Activités principales : Le/la Responsable administratif/administrative accompagne les structures et les projets de l’Alliance dans l’instruction de dossiers complexes, veillant à leur conformité avec la réglementation et les règles de gestion de l’établissement. Il/elle fournit un soutien administratif et opérationnel, adapté aux besoins spécifiques de chaque projet et structure. Il/elle met en place et développe des bilans consolidés et des analyses détaillées, notamment sur la gestion financière, facilitant ainsi la prise de décision pour la gouvernance de l’établissement ainsi que pour les structures et projets de l’Alliance. En élaborant des rapports réguliers et des tableaux de bord, il/elle suit les performances et les résultats des différents projets. Le/la Responsable joue un rôle central dans l’orientation et la facilitation des échanges entre les projets et les structures rattachées à la cellule, les directions interfacultaires et facultaires de Sorbonne Université, ainsi que les directions des membres de l’Alliance Sorbonne Université. Il/elle promeut une communication fluide et efficace, favorisant la collaboration interdisciplinaire et interinstitutionnelle. En matière de gestion des ressources humaines, il/elle met en œuvre et assure le suivi des différentes campagnes RH, respectant les calendriers définis pour les mobilités, listes d’aptitude, tableaux d’avancement, entretiens professionnels, primes, heures complémentaires, délégations et Congés pour Recherches ou Conversions Thématiques (CRCT). Il/elle veille à l’application rigoureuse des procédures et règlementations internes, adaptant les pratiques en fonction des évolutions législatives en collaboration étroite avec les services de l’établissement. Enfin, le/la Responsable suit l’évolution de la réglementation et des procédures internes, s’assurant de leur application au sein de la cellule et des structures rattachées, garantissant ainsi la conformité des pratiques administratives et financières avec les exigences institutionnelles et légales. Conduite de projets : Oui Encadrement : Oui : 1 A Connaissances transversales requises : * Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France * Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université * Connaissance générale de la règlementation juridique, administrative et financière relative aux établissements universitaires * Connaissance générale des statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche * Connaissances en matière de gestion RH, gestion des groupes et des conflits * Connaissances budgétaires générales * Techniques d'achat * Techniques de communication * Application de méthodes de management * Langue anglaise : B2 minimum Savoir-faire : * Maîtriser les logiciels de bureautique (Microsoft Office) * Rédiger des notes, comptes rendus, relevés de décision * Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations * Planifier ses activités et s’organiser en tenant compte des contraintes et des échéances * Gérer les priorités et hiérarchiser les tâches * Prendre des initiatives et être force de proposition * Informer et rendre compte à la direction * Avoir le sens de l’écoute, de la communication, du dialogue * Veiller au respect des circuits de validation * Capacité à travailler en mode projet et à accompagner les équipes dans le changement Savoir-être : * Bon relationnel et sens du travail en équipe * Disponibilité et réactivité * Organisation et rigueur * Sens du service public

Location: Paris, FR

Posted Date: 10/22/2024