AMBASSADE DES ETATS UNIS D AMERIQUE
Assistante Administrative (pour le chef de mission adjoint US UNESCO) H/F
Job Location
Gentilly, France
Job Description
La Mission diplomatique en France recrute :- tous types de profils (Maintenance, Chauffeurs H/F, Assistants administratifs H/F, Biologistes H/F, Assistants Politiques - Economiques H/F...)- de toutes nationalités (à condition d'être éligible pour travailler en France)Nous avons tous et toutes quelque chose qui nous rend unique et c'est ce qui fait notre force, à l'Ambassade des États-Unis.Rejoignez-nous !
Ce poste est celui de l'assistant administratif du chef de mission adjoint (DCM) de la mission des États-Unis auprès de l'UNESCO. Le titulaire rend compte directement au DCM et travaille en étroite collaboration avec l'assistant administratif de l'ambassadeur et l'assistant administratif et protocolaire de la mission (PC-4014). Le titulaire exerce un large éventail de fonctions de soutien administratif, opérationnel et technique aux programmes qui facilitent l'efficience et l'efficacité globales de la Mission des États-Unis. Le travail requiert une connaissance des principes administratifs, opérationnels et de soutien aux programmes, une solide maîtrise de la langue anglaise, des compétences interpersonnelles supérieures et une connaissance approfondie des logiciels de bureautique standard. - Gérer le calendrier, les horaires et les rendez-vous du DCM ; - Filtrer tous les appels entrants, en les renvoyant à d'autres sections et agents, le cas échéant ; - Coordonner avec l'assistant administratif de l'ambassadeur et l'assistant administratif et du protocole de la mission pour fournir toute la gamme des services administratifs et de secrétariat au DCM et à l'ambassadeur et pour assurer le bon fonctionnement du Bureau exécutif de l'UNESCO ; - Préparer et améliorer les documents, les présentations, les rapports, les mémos, les courriels et autres formes de communication officielle ; - Examiner, rédiger et répondre à la correspondance pour approbation dans le domaine d'autorité ; - Relire et éditer les documents pour en vérifier l'exactitude, le formatage, les autorisations, le style et la conformité avec les réglementations ; - Acheminer les communications officielles aux points de contact appropriés ; - Assurer le soutien de l'assistant administratif de l'ambassadeur, selon les besoins, et de l'assistant administratif et protocolaire, selon les besoins ; - Examine le trafic quotidien des câbles et signale les actions à entreprendre pour la mission ; - Préparer les ordres de voyage, les réservations d'hôtel et de transport et les bons de voyage ; - Coordonner avec le personnel de la résidence DCM tous les événements, y compris l'envoi des invitations, la préparation des listes d'invités.
Excellentes compétences organisationnelles. Capacité à relire et à analyser des informations, à établir des priorités et à coordonner des tâches multiples, ainsi qu'à travailler de manière indépendante et efficace dans un environnement souvent soumis à de fortes pressions. Capacité à communiquer efficacement. Capacité à exercer un jugement sain et indépendant sur un large éventail de questions administratives.
Location: Gentilly, FR
Posted Date: 10/29/2024
Ce poste est celui de l'assistant administratif du chef de mission adjoint (DCM) de la mission des États-Unis auprès de l'UNESCO. Le titulaire rend compte directement au DCM et travaille en étroite collaboration avec l'assistant administratif de l'ambassadeur et l'assistant administratif et protocolaire de la mission (PC-4014). Le titulaire exerce un large éventail de fonctions de soutien administratif, opérationnel et technique aux programmes qui facilitent l'efficience et l'efficacité globales de la Mission des États-Unis. Le travail requiert une connaissance des principes administratifs, opérationnels et de soutien aux programmes, une solide maîtrise de la langue anglaise, des compétences interpersonnelles supérieures et une connaissance approfondie des logiciels de bureautique standard. - Gérer le calendrier, les horaires et les rendez-vous du DCM ; - Filtrer tous les appels entrants, en les renvoyant à d'autres sections et agents, le cas échéant ; - Coordonner avec l'assistant administratif de l'ambassadeur et l'assistant administratif et du protocole de la mission pour fournir toute la gamme des services administratifs et de secrétariat au DCM et à l'ambassadeur et pour assurer le bon fonctionnement du Bureau exécutif de l'UNESCO ; - Préparer et améliorer les documents, les présentations, les rapports, les mémos, les courriels et autres formes de communication officielle ; - Examiner, rédiger et répondre à la correspondance pour approbation dans le domaine d'autorité ; - Relire et éditer les documents pour en vérifier l'exactitude, le formatage, les autorisations, le style et la conformité avec les réglementations ; - Acheminer les communications officielles aux points de contact appropriés ; - Assurer le soutien de l'assistant administratif de l'ambassadeur, selon les besoins, et de l'assistant administratif et protocolaire, selon les besoins ; - Examine le trafic quotidien des câbles et signale les actions à entreprendre pour la mission ; - Préparer les ordres de voyage, les réservations d'hôtel et de transport et les bons de voyage ; - Coordonner avec le personnel de la résidence DCM tous les événements, y compris l'envoi des invitations, la préparation des listes d'invités.
Excellentes compétences organisationnelles. Capacité à relire et à analyser des informations, à établir des priorités et à coordonner des tâches multiples, ainsi qu'à travailler de manière indépendante et efficace dans un environnement souvent soumis à de fortes pressions. Capacité à communiquer efficacement. Capacité à exercer un jugement sain et indépendant sur un large éventail de questions administratives.
Location: Gentilly, FR
Posted Date: 10/29/2024
Contact Information
| Contact | Human Resources AMBASSADE DES ETATS UNIS D AMERIQUE |
|---|