Assistante ou Assistant de gestion du Campus Aix-Marseille-Provence - CDD 12 Mois

Présentation de Mines Saint-Etienne « École d’ingénieur.e.s responsable, moteur d’innovations à impact sociétal » traduit l’engagement de nos enseignants-chercheurs et de notre personnel administratif et technique pour relever les défis des grandes transitions du XXIe siècle. Forts d’une histoire de plus de 200 ans, de l’excellence de nos personnels et de nos étudiant.e.s, nous assurons des missions de formation, de recherche, d’innovation, de transfert vers l’industrie et de culture scientifique, technique et industrielle. Avec 2 500 élèves, 500 personnels, et un budget de 50 M€, nous rayonnons sur 3 campus dédiés à l’industrie des futurs, à la santé et au bien-être et à la souveraineté numérique et microélectronique, situés dans 3 métropoles majeures: Saint-Etienne, Lyon et Aix-Marseille-Provence. Classée par le magazine l’Etudiant dans le TOP 10 national et présente dans les classements internationaux, Mines Saint-Etienne est membre du réseau T.I.M.E. des meilleures «Technological Universities» mondiales et, par son appartenance à l’Institut Mines-Telecom, membre de l’Université Européenne EULIST. Rejoindre aujourd’hui Mines Saint-Etienne, c’est faire le choix de contribuer à son impact sur la société et sur les défis des grandes transitions du XXIe siècle, dans un environnement stimulant, international et à taille humaine, au service de nos étudiants, enseignants, chercheurs, partenaires industriels et universitaires. C’est aussi le choix de rejoindre une équipe qui vous fera progresser dans vos compétences et vous donnera envie de continuer avec nous. UNE ECOLE DE L’INSTITUT MINES-TELECOM: L’Institut Mines-Télécom est le 1er groupe public de Grandes Écoles d’ingénieur.e.s et de management de France. Constitué de huit Grandes Écoles publiques et de deux écoles filiales, l’Institut Mines-Télécom anime et développe un riche écosystème d’écoles partenaires, de partenaires économiques, académiques et institutionnels, acteurs de la formation, de la recherche et du développement économique. La stratégie 2023-2027 de Mines Saint-Etienne s’inscrit dans celle de l’Institut Mines Telecom. Elle a pour ambition d’accompagner les transitions écologique, numérique, et générationnelle et d’en former les acteurs et de soutenir la souveraineté nationale et européenne en microélectronique et numérique. Pour mettre en œuvre cette stratégie, elle recrute une ou un Assistant ou Assistante de gestion de son Campus Aix-Marseille-Provence. Le poste est ouvert pour un CDD d’un an, renouvelable. A moyen terme, un poste pérenne est susceptible d’être ouvert. ENVIRONNEMENT DU POSTE ET DESCRIPTION DES MISSIONS : Avec 135 personnels et 350 étudiant.e.s et 70 collaborateurs d’entreprises accueillis, le Campus Aix-Marseille-Provence de Mines Saint-Etienne propose, avec ses formations de Bac5 à Bac8, les recherches conduites par le Centre de Microélectronique de Provence et l’Institut Henri Fayol, sa salle blanche, ses plateformes de prototypage et de caractérisation sécuritaire, son incubateur, son centre de Culture Scientifique Technique et Industrielle «La Rotonde» et son insertion dans les structures promouvant l’innovation et le développement économique de son territoire, un écosystème complet et une chaîne de valeur sans équivalent pour accompagner les entreprises et former leurs collaborateurs dans les secteurs de la microélectronique, de l’informatique, des objets connectés et de la cybersécurité. Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur du campus et la responsabilité fonctionnelle conjointe du Directeur du campus et du Responsable des Opérations, vous aurez pour principales missions: Secrétariat de Direction: Accueil physique et téléphonique, coordination des agendas Comité de Pilotage du Campus: planification, ordres du jour, secrétariat de séance, comptes rendus Accueil des scientifiques et personnels extérieurs: procédures, autorisations de travail et d’accès, traitement administratif En lien avec l’officier de Sécurité Sûreté Environnement et les responsables ZRR, anticiper, préparer suivre les dossiers de demandes ou de renouvellement d’autorisations de Zones à Régime Restrictif Suivi de l’exécution du budget du campus: suivi des engagements, service fait, (environ 600 k€ / an) Exécution du budget du campus, hors infrastructures techniques: relation avec les fournisseurs établissement de devis, saisie, émission et suivi des engagements, service fait Suivi de plusieurs marchés de prestation Gestion des événements organisés par l’Ecole: planification, organisation en coordination avec le service Infrastructures et les prestataires (accueil, traiteur …) Gestion des événements accueillis: tarification, négociation commerciale, coordination avec le service Infrastructures et les prestataires (accueil, traiteur …) Gestion documentaire dématérialisée, archivage Les missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins du service et de Mines Saint-Etienne. Le poste est basé sur le campus Aix-Marseille-Provence. La participation à des activités transversales à l’Ecole ou opérées par les autres campus est encouragée. PROFIL RECHERCHÉ : Vous êtes dans l’une des situations suivantes: Diplôme Bac ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ 4 ans, ou Diplôme Bac 2 / Bac 3 ou équivalent Et idéalement: Titulaire d’un BTS/DUT Assistant de gestion ou d’une expertise en gestion des entreprises et des administrations, Assistanat de Direction ou diplôme équivalent Avec une expérience de 4 ans dans l’administration ou la gestion de l’administration Junior accepté: non Vous êtes dotées des compétences, connaissances et expériences suivantes: Connaissance ou expérience de la gestion administrative et financière d’établissements publics. Une expérience réussie dans l’enseignement supérieur et la recherche sera un plus Respect et maîtrise des procédures, capacité à intégrer les évolutions réglementaires dans celles-ci, à anticiper les changements à mettre en œuvre Maîtrise des outils informatiques bureautiques et collaboratifs, capacité à suivre leurs évolutions et leurs usages, capacité à se former sur les applications métiers spécifiques Gestion, organisations de réunions, événementiels Prise de notes et élaboration de compte-rendus, éventuellement assistées par des outils informatiques Établir, appliquer et mettre à jour des procédures Gestion dématérialisée des documents, incluant la gestion des autorisations et des accès Intérêt pour la formation, la recherche et l’innovation, curiosité pour les thématiques du campus Vous vous reconnaissez dans les capacités et aptitudes suivantes: Rigueur dans la planification et le suivi des actions, respect des délais et des échéances Respect des procédures, capacité à rendre compte Sens du relationnel: écouter, communiquer et être diplomate, Interagir de manière transversale avec des interlocuteurs et métiers multiples, faire preuve de diplomatie Maîtriser la rédaction de notes et de compte rendus. Avoir un regard critique sur l’organisation et les procédures, proposer des évolutions de manière constructive Sens du service à l’usager Rigueur, sens de l’organisation, autonomie Polyvalence Anticipation des demandes, réactivité Gestion du temps et des priorités en adaptant et organisant ses activités en fonction des évolutions et des contraintes Sens de l’initiative et force de proposition Adaptabilité (évolutions des outils numériques, de la réglementation, …) Discrétion, confidentialité Curiosité intellectuelle et ouverture d’esprit La maîtrise de l’anglais est un plus POURQUOI NOUS REJOINDRE : Mines Saint-Etienne se distingue par: Un environnement de travail privilégié avec un taux d'encadrement des étudiants et un taux d’environnement (fonctions support et soutien) élevé Des moyens expérimentaux et numériques de premier plan Une activité de recherche contractuelle importante (11 M€ / an de contrats en Recherche et Innovation), majoritairement avec des partenaires industriels 25% d’étudiants internationaux, Membre du réseau T.I.M.E. et de l'Université Européenne EULIST Un centre de Culture Scientifique Technique et Industrielle – La Rotonde - unique en France, qui démultiplie son impact sur la société (> 50000 visiteurs par an) Classée par le Times Higher Education dans le TOP 100 Mondial et leader dans ses deux régions d’appartenance pour les Objectifs de Développement Durable «Lutte contre les changements Climatiques», «Villes et Communautés Durables», «Ressources en Eau» Des campus à taille humaine, en environnement urbain, accessibles en mobilités douces (vélo, marche, transports en commun …) Un cadre de travail agréable. Pour 83 % des répondants au baromètre social annuel de Mines Saint-Etienne, la Qualité de Vie au Travail est jugée bonne ou satisfaisante. Accessibilité en transport ou proche des axes routiers Des frais de transports en commun pris en charge à hauteur de 75% (sous conditions) Un forfait mobilité durable Un foyer du personnel (activités sportives, culturelles, avantages CE sur des loisirs et temps de convivialité) La possibilité de télétravail partiel 46 jours de congés et RTT (pour un non cadre sur un temps plein classique à 38h30) INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES : Conditions de recrutement: Nature du contrat: CDD de droit public d’une durée de 12 mois, renouvelable, ou détachement sur contrat d’un fonctionnaire de catégorie B Profil NON CADRE Prise de fonction souhaitée: 15/02/2025, au plus tard 01/03/25 Rémunération sera fixée selon le profil du candidat, en fonction des règles définies par le cadre de gestion de l’Institut Mines Télécom Temps plein Poste basé à Gardanne (Bouches du Rhône) Le poste est ouvert à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidates et candidats en situation de handicap. Emploi ouvert aux titulaires de la fonction publique et/ou aux personnes contractuelles. Toute candidature peut faire l’objet d’une enquête administrative. Modalités de candidatures: Les dossiers de candidature (CV, lettre de motivation, lettre de recommandation le cas échéant, pièce d’identité) sont à déposer sur la plateforme RECRUITEE · Date limite de candidature : 21/01/2025 · Processus de recrutement pour information (dates prévisionnelles des étapes suivantes) Les candidats retenus après examen de leur dossier de candidature seront reçus en entretiens fin janvier à Gardanne. Dans le cadre de sa politique Égalité, Diversité et Inclusion, l’École des Mines de Saint Etienne est un employeur soucieux de l’équité de traitement entre les candidatures. En savoir plus: Pour tous renseignements sur le poste, s’adresser à: David DELAFOSSE – Directeur du campus Aix-Marseille-Provence Mail: Tel.: 33 (0)4 77 42 02 98 Alexandre JARRY - Responsable des Opérations du campus Aix-Marseille-Provence Mail: Tel: 33(0)4 42 61 66 19 Pour tous renseignements administratifs, s’adresser à: Servane ARRES - Gestionnaire RH Mail: Tel.: 33 (0)4 42 61 66 12 Liens utiles : J-18808-Ljbffr

Location: Gardanne, FR

Posted Date: 1/9/2025