Assistant-e en gestion administrative et financière

Rejoignez l’Observatoire de Paris-PSL, établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel spécialisé dans les disciplines liées aux sciences de l’univers et à l’astronomie. C’est au sein de l’Académie des Sciences, en 1666 , lors de la première séance, que Louis XIV et Jean-Baptiste Colbert décident la création de l'observatoire royal, qui deviendra l'actuel Observatoire de Paris. L’Observatoire de Paris-PSL se situe à Paris 14ème, à Meudon et à Nançay (Cher). Vous serez basé à Paris 14ème avec quelques déplacements à Meudon. Le poste est rattaché au dispositif ministériel « Sciences à l’École », fondé en 2004 à l’initiative de l’académicien Pierre Encrenaz et de l’inspecteur général de l’éducation nationale Jean-Yves Daniel afin de soutenir l’enseignement scientifique dans les collèges et lycées et de promouvoir la culture scientifique et technique auprès des élèves des voies générale, technologique, professionnelle et ceux des classes post-baccalauréat. L’assistant-e en gestion administrative et financière aura la responsabilité des activités relevant de la gestion de la cellule de ressources : budget et dépenses, organisation d’événements, logistique, ressources humaines, communication. Il/elle est l’un des interlocuteurs privilégiés des services de l’Observatoire de Paris (finance, budget, contrats, ressources humaines). Il/elle aura en particulier la responsabilité de l’organisation de la sélection des projets finalistes pour le concours « CGénial – lycée » et la gestion administrative et logistique des olympiades internationales de chimie (IChO). Missions principales : Assurer la coordination et la réalisation des activités administratives de la cellule : préparation et gestion de courrier, gestion des fournitures, classement et archivage des documents administratifs ; Contribuer à l'élaboration du budget via le processus de dialogue budgétaire avec les différents partenaires, correspondant aux prévisions de recettes et de dépenses Assurer le suivi budgétaire et comptable du dispositif : création de fournisseurs, saisie de bons de commande, suivi des factures, paiement, suivi des conventions, inventaire du matériel, suivi des crédits ouverts par contrats ; Gérer en autonomie l’organisation des événements nationaux et internationaux et des stages liés à Sciences A l’Ecole : prise de billets de transport, prospection et réservation d’hébergements, création de missionnaires, échanges avec les participants, réservation de salles, achat et location de matériel, préparation de documentation ; Coordonner la sélection des projets finalistes pour le concours « CGénial – lycée » : élaboration du planning, suivi des inscriptions, préparation des réunions du comité scientifique (convocation des participants, préparation et envoi des documents de travail), suivi de la procédure d’envoi des subventions projet aux établissements scolaires, échanges avec les membres de la communauté éducative (chef d’établissement, gestionnaire, professeurs) ; Mettre en œuvre et contrôler l’application des règles et procédures administratives de la cellule liées à la réglementation financière et aux ressources humaines (suivi des déplacements et des absences, gestion des congés, suivi des dossiers de vacations) ; Contribuer aux activités de communication : réponses aux demandes du public ou d'institutions, participation à la communication sur les réseaux sociaux, appui à la création de plaquettes, d'affiches, de cartes de visite, de cartes de vœux, impression et envoi de diplômes, envoi des récompenses Votre profil : Vous maitrisez les domaines de la gestion budgétaire, financière et administrative d’une organisation ainsi que les techniques de communication écrite et orale, et savez faire preuve d’efficacité dans les échanges. Vous connaissez la méthodologie de conduite et de suivi de projets et avez des connaissances sur le système éducatif français. L'Anglais technique est apprécié (connaissance générale). Vous utilisez couramment les outils bureautiques (traitement de textes, tableurs, ). La connaissance des outils de gestion SIFAC, Notilus, est appréciée. Vous avez des capacités rédactionnelles et maniez l'orthographe et la grammaire ainsi que la syntaxe. L'interaction avec des interlocuteurs variés vous stimule. Type de contrat et Rémunération : Ce poste n'est pas ouvert à la catégorie Stage et Alternance. Fonctionnaires titulaires de la fonction publique : par détachement ou mutation ; grille indiciaire Assistant Ingénieur. Poste ouvert aux contractuels : rémunération en fonction du profil, entre 22k€ et 34k€ selon le nombre d'années d'expérience professionnelle.

Location: Paris, FR

Posted Date: 1/20/2025