Assistant de direction/Assistante de direction

L'Ensemble hospitalier de l'Institut Curie recrute actuellement, pour son ensemble hospitalier, un Assistant de Direction de la DRH- H/F , qui rejoindra la Direction des Ressources Humaines dans le cadre d'un CDI, à temps plein. Mission L’assistante de direction de la DRH est chargée d’assister dans la gestion et l’organisation administrative de la direction des Ressources humaines et permet donc de faciliter le travail de son supérieur hiérarchique. EIle intervient sur l’ensemble des affaires courantes liées au travail de son responsable. Elle assure les tâches traditionnelles d’assistanat ; organisation de réunions, gestion des rendez-vous, filtrer les appels téléphoniques, relations avec les interlocuteurs, mise en forme de courriers, compte-rendu, classement, archives. Principales activités Assistanat DRH Seconder la DRH dans ses activités Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que la prise en charge des visiteurs Assurer la gestion / Mise à jour de l’agenda et les rendez-vous (internes/externes), le suivi du courrier, la recherche d’informations Organiser et planifier les réunions de son manager en fonction de ses priorités et de sa disponibilité Préparer les dossiers en vue des réunions Produire une information structurée, pré-rédiger des procédures de service, des odj et comptes rendus, garantir leur diffusion Faire le tri des documents, archives, fonds documentaires et informations professionnelles Organiser le classement et l'archivage des documents importants Participer et rédiger les comptes-rendus Assurer la diffusion de l’information dans les différentes unités, vers les salariés / les managers Inscriptions aux conventions et organisation de la logistique des déplacements Rédiger des modèles, courriers courants, projets de réponses Diffuser les courriers RAR ou remis en main propre aux équipes RH, SST et équipes (congés, démission, demande de rupture conventionnelle…) Préparer et rassembler les informations nécessaires à la gestion des dossiers Prise en charge de tout dossier ponctuel Répondre et/ou réorienter les sollicitations aux bons interlocuteurs Être en lien avec les assistantes de direction pour l’organisation et le suivi des réunions communes Instances représentatives du personnel Programmer le calendrier annuel des instances (réunions, commissions, groupe de travail et négociations) Adresser les convocations et ordres du jour Préparation des réunions d’instances et de négociations collectives : planning des ordres du jour, … Renseigner les différents des tableaux de suivi Accords d'entreprise : déclaration en ligne sur le site télé accords / ennov / clic Communication Actualiser des pages DRH et RH / IRP… du CLIC Assurer la diffusion des notes de services Organisation d’évènements et coordination entre les divers Actualisation de l’organigramme de la DRH Affichage dans les panneaux direction Diapositives pour créer les mises en page lors de communications/présentations Evénementiels Organisation des cérémonies de remise des médailles du travail, galette des anciens, festivités de service… Coordonner la logistique éventuelle avec les bons intervenants (régisseur, restauration…) Conseil sur les Pots de départ en retraite Commandes, factures, ODM et note de frais, Suppléer la gestionnaire des ODM et notes de frais en cas d'absence dans ses missions (réception, vérification enregistrement et mise en paiement Passer les commandes de fournitures, matériel ou consommables et faire le suivi des livraisons pour la DRH Procéder à l'enregistrement de tout nouveau fournisseur Divers Suivi des contrats chiropracteur et ostéopathe Envoi de la demande d’attribution des téléphones portables au service DAEL Profil recherché : BTS assistante de direction / BAC2 Minimum 5-7 ans d'expériences sur un poste similaire. Compétences Bon relationnel Capacité d’organisation et priorisation Capacités rédactionnelles Maitrise du Pack office, messagerie, internet Gestion du stress Qualités Discrétion Curiosité Rigueur Force de proposition Esprit de synthèse Organisation Réactivité Nous vous proposons : ✅Métier à forte dimension humaine ouvert sur l'international ✅Avantages CSE (chèques cadeaux, voyages, billets d'avion) ✅Mutuelle performante ✅Restaurant d'entreprise ✅Reprise d'expérience à 100% ✅Pass navigo remboursé jusqu'à 70% Fourchette salariale : 40-45K€ brut/an. L’Institut Curie consacre une politique en faveur de l’insertion des personnes en situation de handicap.

Location: France, FR

Posted Date: 1/21/2025